2022 才刚开始，安省就宣布所有室内场所需要关闭。同时，员工除非有绝对必要，都必须在家里上班。 与其祈祷 COVID-19 快点结束，我们大部分企业家客户都已改变了经营模式，用各种方式远程工作。
但新颖的流程也代表了新的法律风险。今天鼎正律所的丁律师来讲讲如何避免远程工作中出现的的常见问题，好让大家高枕无忧。
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确定客户个人信息
以前，很多生意都需要当面处理 。这能让大家更容易建立信任，避免造假行为。但现在，大部分交际都是通过邮件，微信，以及视频等远程方式。很多时候，我们很难确定我们真的是在跟客户本人，或者合作公司的真实法人或股东在沟通。 如果有人冒充客户，或一个公司无权的小员工错误的代替公司签了合同，那我们好不容易谈好的生意是不成立的。
对此，我们需要做些基本调查。客户本人应提供自己的正式证件，比如驾照和护照。公司需要提供注册文件和公司纪要薄 corporate minute book – 上面会注明谁是法人和股东。 对于买房子的朋友，最好也确定房产证上的卖家名字和买卖合同上的是一致的。鼎正律所可以为大家提供房产和商业法律调查以及公司文件起草服务。
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签写正式文件
当面开会的好处是可以避免很多误会。相对来说，仅仅通过简短的邮件和电话沟通，很多细节是说不清楚的。
在远程工作中，一个好的处理方式就是把任何重要的商业决定、合作意愿、或金钱交易用正式的法律文件敲定。常见的重要文件包括：
- 股东协议 – 股份分配，分红政策，股份退出或买卖条款
- 客户合同 – 提供的服务或产品，购买金额，解散协议
- 员工和供应商合同 – 员工的工作时间，薪水，职责
- 贷款协议 – 本金，利息，还款日期和金额，违约条款，个人或资产担保
- 各类重要决定 – 公司选择融资，合并，开分行，关闭（一般需要所有股东签字同意）
其实就算是在疫情前，这些合同也很重要，因为加拿大是个什么都看正式文件的国家。 在疫情后，因为无法见面去足够了解客户、员工和股东，这些文件就更加紧要了。
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合租办公室
办公室是很多企业家的一个大费用。自疫情后，办公室的用处大大降低。很多房东不同意租客违约，但会允许大家把办公室分租 sublease 出去。 对于分租或合租办公室，以下的事宜需要注意：
- 原始租客（跟房东签合同的那方）需要对分租客绝对负责 – 房东为了保护自己，一般在原始租赁合同上会要求原始租客承担所有的责任。这代表如果分租客不付房租，那原始租客还是得补上 – 不过可以去追究分租客的责任（只要曾跟分租客签过正式的合同）。
- 办公室内的资产或器材需要分配妥当 – 很多情况下，这些器材（包括打印机，宣传资料）是共用的，或者是任何租客都可以拿走的。为了避免日后的争执，最好一开始就立下规则。
- 有些事情，比如是否可以做室内装修，是需要房东提前同意的- 原始租客无权做去做这些决定。如果分租客对办公室造成了任何损失，那还是要原始租客负责的。
总结
疫情持续不断，远程工作已成为众多企业不可避免的经营方式。好处是，远程工作也为很多人降低了费用，去掉了路上的时间，并且增加了灵活度。今天我们谈了避免商业风险的3个要点：确定客户个人信息，应用正式法律文件，提前安排好合租关系。 鼎正律所希望在新年的一年继续为各位优秀的企业家避免损失，确保盈利。
